Одним из ключевых компонентов устойчивости любого современного бизнеса, несомненно, можно назвать оперативное и качественное управление документооборотом. Эксперт в сфере информационных технологий Антипкин Михаил Сергеевич рассказал, как электронные системы управления документами DMS помогают предпринимателям существенно увеличивать прибыль.
Что представляет собой система управления документами
DMS (Document Management System) — это система, которая оптимизирует процессы получения, отслеживания, управления и хранения документов для улучшения документооборота. Снижая временные и прочие затраты, этот инструмент, пусть и опосредованно, помогает бизнесу масштабироваться, сохранять устойчивость даже в кризисных ситуациях и адаптироваться к обновленным рыночным требованиям.
В зависимости от выбранной DMS-системы, преимущества могут варьироваться от повышения эффективности бизнес-процессов до комплексного улучшения безопасности корпоративной инфраструктуры. В частности, Михаил Антипкин отмечает, что наиболее частыми проблемами, которые можно решить при помощи внедрения DMS, являются:
- Упрощение доступа сотрудников к корпоративной информации.
- Централизованное хранение документов.
- Автоматизация обмена данными между сотрудниками внутри конкретного офиса и филиалами организации.
- Безопасность электронного документооборота.
Очевидно, что Document Management System, как любая другая технология, может иметь свои недостатки и нюансы. Например, Михаил Антипкин уточняет, что зачастую внедрение требует определенных инвестиций на начальном этапе, а также затрагивает персонал или его значительную часть и подразумевает соответствующее обучение.
В каких случаях компании следует задуматься о внедрении системы управления документооборотом
Михаил Антипкин подчеркивает, что вопрос внедрения DMS, безусловно, должен решаться с профессионалами, которые не только оценят непосредственную необходимость внедрения, но и смогут оптимизировать бюджет и адаптировать систему под особенности конкретного бизнеса. Тем не менее существует ряд ситуаций, которые однозначно указывают собственникам на необходимость системы управления документооборотом:
- Сложности с управлением информацией, к которым можно отнести значительные временные затраты на поиски нужных документов, неэффективный обмен данными между сотрудниками, регулярную необходимость восстановления ключевых материалов.
- Риски или непосредственные факты утери документов ввиду отсутствия или неэффективности процессов хранения и резервного копирования.
- Необходимость соответствия государственным требованиям в части документооборота.
- Значительное увеличение объема информации, участвующей в ключевых процессах, или резкое повышение расходов на обработку данных.
- Трудности с доступом к файлам или совместной работой с документами.
- Несоблюдение стандартов безопасности или низкая эффективность бизнес-процессов.
Безусловно, непосредственному внедрению должен предшествовать детальный и качественный анализ существующих стадий работы с документами, а также правильная постановка задач, которые должны быть решены при помощи DMS. Помимо этого, целесообразно также сравнить существующие на рынке альтернативы, чтобы выбрать наиболее подходящий по бюджету и функционалу вариант. Имеет смысл обратить внимание на такие аспекты, как юзабилити, совместимость с существующими системами, возможность обновления до актуальной версии, работа службы поддержки.
Очевидно, что при правильном выборе DMS затраты на ее внедрение, включая обучение сотрудников, многократно окупаются преимуществами системы, что уже неоднократно было подтверждено множеством компаний.